Os 9 motivos para considerar a terceirização das declarações de imposto sobre vendas e uso

A conformidade com as declarações de impostos sobre vendas e uso é uma potencial candidata à terceirização. Contratar um fornecedor de serviços especializado permite delegar as tarefas administrativas de preparação e envio de declarações, e gestão financeira, mantendo o controle total da conformidade.

A terceirização permite lidar com vários desafios, incluindo:

1. A carga administrativa de gerar as declarações de impostos sobre vendas e uso no final do mês.
2. Erros de precisão devido a processos manuais e rotatividade de pessoal.
3. A necessidade de acompanhar as mudanças nos formulários de conformidade, nos requisitos da declaração e nos formatos do arquivo para envio eletrônico.
4. Gestão demorada e complexa dos pagamentos de impostos pelos departamentos fiscais e de contas a pagar, incluindo inúmeras solicitações de cheques e pagamentos separados para jurisdições individuais.
5. Gestão contínua de notificações de todas as jurisdições.
6. Os efeitos prejudiciais da rotatividade de pessoal na eficiência dos processos.
7. A falta de um repositório central de declarações para preparação e arquivamento para auditorias.
8. A falta de escalabilidade das abordagens manuais à medida que as exigências de conformidade aumentam devido ao crescimento dos negócios e às mudanças na legislação.
9. A necessidade de designar funcionários da área fiscal altamente especializados para tarefas administrativas rotineiras, como envio de declarações, gestão de tesouraria, geração de relatórios e gerenciamento de avisos.

Esse último ponto é importante, principalmente, em períodos de dificuldades econômicas, quando os funcionários buscam maximizar suas contribuições para a resiliência da empresa. Mesmo que utilize software para automatizar a geração de declarações como parte do processo de conformidade, ainda pode estar alocando conhecimento especializado crucial em outras tarefas de valor relativamente baixo.

A terceirização de impostos sobre vendas e uso varia muito de acordo com os serviços oferecidos. Alguns fornecedores cuidam apenas do processamento das declarações. Outros cuidam de todo o processo da declaração, mas podem terceirizar parte dele. Ou então, podem ser incapazes de fornecer um processo integrado do início ao fim, deixando que os compradores lidem com a complexidade de vários pontos de contato e possíveis falhas de comunicação que podem resultar em atrasos nos pagamentos, multas e outros problemas decorrentes de controle deficiente e pouca responsabilização.

Confira essas quatro perguntas úteis, focadas no escopo, que você deve fazer a qualquer potencial fornecedor de serviços:

1. Você cuida de todas as etapas do processamento de declarações, incluindo a preparação e o envio, a gestão de fundos, notificações e créditos?
2. Você terceiriza alguma parte do trabalho?
3. Poderia disponibilizar um ponto de contato único para nossa empresa?
4. Como você garante que esses componentes sejam executados de maneira integrada?

Na minha próxima publicação, vou falar sobre alguns dos benefícios de terceirizar a conformidade com o imposto sobre vendas e uso.