Orden, progreso y complejidad de los impuestos indirectos en Brasil

Las empresas globales que deseen acceder a la mayor economía de América del Sur deben analizar detenidamente las singulares fórmulas de Brasil relativas al cálculo de los impuestos indirectos. He aquí una buena ecuación de muestra para empezar: exhaustivos requisitos de facturación electrónica (IVA, libro mayor y declaraciones del impuesto sobre la renta) + obligaciones detalladas de intercambio de datos + 27 estados con 27 autoridades fiscales + 5000 municipios con su propia plantilla de facturación electrónica + riesgos de fraude + alto volumen de cambios a diario = un mercado complejo en el que cumplir las normas.

Los departamentos fiscales y los equipos de impuestos indirectos de las empresas multinacionales que establecen operaciones en Brasil tienen, sin duda, mucho trabajo por delante. Por lo tanto, deben asociarse con expertos que posean un profundo conocimiento del sistema fiscal de Brasil y de sus numerosos requisitos para comprender lo siguiente:

• Cómo funciona el sistema de facturación electrónica; 
• Cómo validar las facturas que se han emitido a su empresa tanto a nivel estatal como municipal, y
• Cómo se procesan y almacenan las facturas electrónicas siguiendo los requisitos de las autoridades fiscales como parte del sistema público de contabilidad digital del país (conocido como SPED, las siglas de Sistema Público de Escrituração Digital). 

El cumplimiento de estos requisitos implica que las empresas deben gestionar, autenticar y almacenar todos los archivos de facturas electrónicas de cuentas por pagar. Cuando las facturas se reciben directamente del proveedor, deben estar en formato electrónico. A veces, los proveedores presentan facturas en papel; cuando esto ocurre, las facturas deben convertirse mediante herramientas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para que la información pueda guardarse y almacenarse en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) del comprador. Los compradores tienen la obligación de revisar las facturas de bienes y certificar su exactitud ante las autoridades fiscales pertinentes en un plazo que oscila entre 72 horas y 90 días. Este tiempo de respuesta, junto con otras normas de facturación electrónica, puede variar considerablemente entre los 27 estados del país y algunas ciudades con sus propios requisitos de facturación electrónica (como São Paulo).

Estos requisitos suponen un gran desafío para los compradores, que tienen que localizar y descargar todas las facturas de las plataformas de registro de facturas de 27 estados diferentes (y, de nuevo, algunas ciudades, que tienen sus propios formatos). Esta información se debe comparar con las facturas recibidas directamente de los proveedores por correo electrónico. A continuación, las facturas validadas se deben archivar para su procesamiento durante el proceso mensual de declaración electrónica. Por ley, todas las facturas deben conservarse durante más de cinco años a efectos de auditoría.

Para ser claros, ese es un resumen simplificado de alto nivel de los retos de la facturación electrónica en Brasil. Los puntos clave que debe tener en cuenta son que esta compleja ecuación es propensa a errores, y que las alianzas adecuadas —y la automatización fiscal— reducirán la complejidad junto con el riesgo de errores.