Unternehmen wechseln zum e-Invoicing, um manuelle Fehler zu reduzieren, Zahlungszyklen zu beschleunigen und wachsende Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Es ist eine intelligentere, besser skalierbare Methode zum Verwalten von invoices in der heutigen „Digital First“-Wirtschaft.
Was ist E-Invoicing? Beschreibung der Vorteile und des Verfahrens
Die Zukunft der Umsatzsteuer-Compliance
E-invoicing revolutioniert die Umsatzsteuer-Compliance durch Automatisierung der Datenerfassung und Ersetzen veraltete Papier- und PDF-Formate durch strukturierte, maschinenlesbare invoices. Diese Umstellung reduziert Fehler, stärkt Audit-Pfade und schafft Zeit für strategisches Geschäftswachstum.
In Europa schließt obligatorisches e-invoicing mit Initiativen wie dem EU-Programm „Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA) die Umsatzsteuerlücke, verbessert die Transparenz und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Abläufe zu optimieren, während gleichzeitig die finanzielle Genauigkeit erhöht wird.
Was ist E-Invoicing und wie unterscheidet es sich von der herkömmlichen invoicing?
Um zu verstehen, welche Richtung die Entwicklung der Umsatzsteuer einschlägt, muss man zwischen Digitalisierung und echter Automatisierung unterscheiden. Herkömmliche Papier invoices und ihre digitalen Pendants (PDFs) haben eine Einschränkung gemeinsam: Sie sind statische visuelle Darstellungen, deren Verarbeitung manuelle Eingriffe oder OCR erfordert.
Die e-invoicing stellt einen grundlegenden Paradigmenwechsel dar. Durch den Austausch von Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ermöglichen e-invoices einen nahtlosen, automatisierten Import in die Systeme der Kreditorenbuchhaltung ohne menschliches Eingreifen. Diese Struktur ist die technische Voraussetzung für die Echtzeit-Meldesysteme, die nun von den Steuerbehörden in ganz Europa vorgeschrieben werden. Das regulatorische Ziel ist die Sicherung eines Zugriffs auf Transaktionsdaten nahezu in Echtzeit und die Reduzierung der Umsatzsteuerlücke. Der Übergang zu strukturiertem e-invoicing bietet Unternehmen eine strategische Chance, betriebliche Effizienzen freizusetzen, die weit über die einfache Compliance hinausgehen.
Warum ist E-Invoicing so wichtig?
Unterstützt durch die Gesetzgebung erleben wir einen grundlegenden Wandel in der Funktion der invoice selbst. Bis jetzt war eine invoice einfach eine statische Zahlungsaufforderung. Heute ist sie dabei, ein dynamisches Echtzeit-Compliance-Tool zu werden.
Ihre Bedeutung liegt in drei Schlüsselbereichen:
Die Verlagerung vom Bild zum Code: Echtes e-invoicing schafft das „visuelle“ Dokument (wie ein PDF) zugunsten von strukturiertem, maschinenlesbarem Code ab. Dies ist mehr als nur eine Formatänderung: es ermöglicht Interoperabilität, die direkte Kommunikation zwischen Lieferanten- und Käufersystemen ohne manuelle Dateneingabe und schließt Austauschfehler und Verarbeitungskosten aus.
Echtzeit-Sichtbarkeit für die Regierung: Steuerbehörden sind die treibende Kraft dieses Wandels. Durch die Einführung der Pflicht zur Verwendung strukturierter e-invoices erhalten Regierungen nahezu in Echtzeit Einblick in Transaktionen (häufig noch bevor die invoice an den Kunden gesendet wird). Dies würde effektiv dazu beitragen, die „Umsatzsteuerlücke“ zu schließen, da Betrug wesentlich schwieriger durchzuführen wäre.
Strategisches Geschäftsrisiko: Da der globale Markt für e-invoicing bis 2028 voraussichtlich 35,9 Milliarden USD erreichen wird, ist dies nicht länger ein optionales Upgrade. Für multinationale Unternehmen stellt die Unfähigkeit, konforme, codebasierte e-invoices auszustellen, eine direkte Bedrohung für den Unternehmensumsatz und die Lieferkettenkontinuität dar. Die e-invoicing hat sich von einer administrativen Aufgabe im Backoffice zu einer strategischen Notwendigkeit auf Vorstandsebene entwickelt.
So funktioniert E-Invoicing
Nutzen Sie die nahtlose Integration mit Ihren vorhandenen Buchhaltungssystemen zur Verbesserung der Effizienz und Genauigkeit der Umsatzsteuermeldung. Vertex e-Invoicing -Workflow transformiert die herkömmliche invoicing durch Automatisierung des gesamten Prozesses: von der Erstellung über die Meldung an die Behörden bis hin zur Abstimmung mit den Umsatzsteuererklärungen.
Erstellung
Der Workflow beginnt mit der Erstellung von e-invoices aus Transaktionsdaten, deren Formatierung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und insofern von Anfang an Compliance sicherstellt.
Validierung
Vor der Einreichung werden die invoices auf Fehler oder fehlende Angaben überprüft, um Genauigkeit und Compliance sicherzustellen.
Einreichung und Freigabe
E-invoices werden sicher an Steuerbehörden oder Portale übermittelt, mit Echtzeit-Updates zu Genehmigungen oder Ablehnungen.
Nachverfolgung und Autorisierungsüberwachung
Eine zentrale Plattform verfolgt e-invoices nach und vereinfacht das Überwachen des Genehmigungsstatus und der Autorisierung für jede Transaktion.
Sicherer End-to-End-Schutz
Alle Daten werden über verschlüsselte, sichere Kanäle übertragen. Vertrauliche Daten sind vor Betrug und Cyber-Bedrohungen geschützt.
Compliance und Archivierung
Genehmigte e-invoices werden elektronisch archiviert, um die Anforderungen von Betriebsprüfungen und Audits zu erfüllen und gleichzeitig den gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften zu entsprechen.
Vorteile von E-Invoicing
Von verbesserter Effizienz bis hin zu besserer Compliance können die Vorteile von Vertex e-Invoicing im gesamten Unternehmen genutzt werden.
Gesteigerte Effizienz: Übertragen Sie Daten über universelle APIs oder integrierte Konnektoren, um lokale Vorgaben wie Peppol und SDI ohne manuelles Eingreifen zu erfüllen.
Cashflow-Management: Durch die Beschleunigung von Zahlungszyklen und die Verringerung von Forderungslaufzeiten (DSO).
Umsatzsteuerintegration: Wechseln Sie nahtlos zwischen Vertex e-Invoicing und Vertex Umsatzsteuer-Compliance für die konsolidierte Berichterstattung der Voranmeldungen und erhalten Sie Transparenz und abgeglichene Daten Ihrer gesamten Umsatzsteuererklärungen.
Regulatorische Compliance: Bleiben Sie über sich entwickelnde Steuervorschriften auf dem Laufenden, seien Sie besser für Audits gerüstet und archivieren Sie genehmigte invoices sicher bis zu 15 Jahre lang.
Sind Sie bereit, Ihren invoicing prozess zu verbessern? Erfahren Sie mehr über Vertex e-Invoicing in unserem On-Demand-Webinar: Die Umstellung auf e-invoicing meistern: Strategien für einen reibungslosen Übergang.
E-Invoicing und Umsatzsteuer-Compliance
E-invoicing spielt bei der Genauigkeit der Umsatzsteuer-Compliance eine zunehmend wichtigere Rolle. Die Zeiten, in denen man nach Transaktionsdaten suchen und die Umsatzsteuer manuell eingeben musste, sind vorüber. Durch die Automatisierung und Straffung des e-invoicing prozesses bietet e-invoicing einen transparenten, überprüfbaren Transaktionspfad, den Steuerbehörden mühelos abrufen können.
Vertex e-Invoicing wurde zur Vereinfachung des e-invoicing-Prozesses entwickelt, um stets über die neuesten Steuervorschriften in mehreren Gerichtsbarkeiten auf dem Laufenden zu bleiben. Es generiert automatisch korrekte Daten für die Anforderungen an die digitale Berichterstattung, validiert, ob sie konform sind und erfasst alle relevanten Details für die Meldung an die Steuerbehörden in den erforderlichen lokalen Formaten.
Durch die Integration der e-invoicing in Finanzsysteme können Unternehmen die Effizienz verbessern, Risiken im Zusammenhang mit manuellen Fehlern verringern und das Verfahren der Umsatzsteuermeldung beschleunigen. Dies unterstützt schnellere, korrekte, konsolidierte und abgestimmte Daten für die periodische Einreichung der Umsatzsteuer Erklärungen an die Behörden.
Transformation in ein strategisches Steuerteam
Vorgeschriebene Prozessänderungen können aufgrund der Art der benötigten und verarbeiteten Daten strategischen Wert freisetzen, um die aufkommenden Anforderungen an e-invoicing zu erfüllen. Transformieren Sie das steuerliche Reporting von einer einfachen Compliance-Aufgabe zu einem Treiber für effiziente invoicing und datengestützte Prognosen durch intelligentes Nutzen von e-invoicing.
Vorbereitung auf die E-Invoicing-Compliance
Angesichts von über 80 Ländern, die nun e-invoicing-Vorgaben durchsetzen, müssen Unternehmen über die grundlegende Umsatzsteuerberichterstattung hinausgehen und einen strategischen, datengesteuerten Ansatz für die globale Steuer-Compliance verfolgen.
E-Invoicing Herausforderungen
Die Einführung von e-invoicing kann einige Hürden mit sich bringen, aber der richtige Ansatz kann vieles bewirken.
Ersteinrichtungskosten: Die Einführung von e-invoicing kann eine erhebliche finanzielle Investitionen bedeuten. Mit der skalierbaren SaaS-Plattform von Vertex können Unternehmen jedoch Kosten verwalten und eine schnelle Kapitalrendite erzielen.
Komplexe Integration: Vertex vereinfacht dies durch integrierte Konnektoren und ermöglicht so eine nahtlose Integration mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen.
Regulatorische Variabilität: Verschiedene Länder haben unterschiedliche Vorschriften für die e-invoicing. Vertex hält Sie mit automatisierten Aktualisierungen auf dem Laufenden, für eine erfolgreiche Compliance in allen Gerichtsbarkeiten.
Widerstand gegen Veränderungen: Die Einführung von neuen Technologien stößt häufig auf Widerstand bei den Anwendern. Die benutzerfreundliche Plattform und der Support von Vertex stellen einen reibungslosen Übergang zu neuen Prozessen und Workflows sicher.
Change Management: Das Verwalten von Prozesstransformationen ist eine große Herausforderung. Vertex bietet umfassende Schulungen und Support, um Unternehmen bei jedem Schritt des Übergangs zu unterstützen.
Wie implementiert man E-Invoicing?
Ihre Compliance-Pflichten verstehen.
Identifizieren Sie die Länder im Geltungsbereich, Transaktionstypen (B2G, B2B, B2C), Formate, Einreichungsmöglichkeiten (Freigabe, Echtzeit-Meldung, PEPPOL) und Aufbewahrungsfristen. Priorisieren Sie Märkte mit bevorstehenden Go-Live-Terminen.
Bewerten Sie Ihren aktuellen Invoicing prozess.
Dokumentieren Sie Workflows in der Kreditoren- und Debitorenabteilung, Datenquellen und Ausnahme-Hotspots. Definieren Sie Integrationspunkte und KPI wie die Akzeptanz beim ersten Durchgang, Zykluszeit und Archivierungsbereitschaft.
Nahtlose Integration mit Ihren Systemen
Verbinden Sie ERPs und Finanzanwendungen über vorgefertigte Konnektoren oder APIs. Nutzen Sie Lösungen wie Vertex e-Invoicing als eine einzelne Verbindung zu Behördenplattformen und genehmigten Netzwerken, um länderbezogene Anpassungen zu vermeiden.
Automatisierte Invoice erstellung und -zustellung.
Automatisieren Sie Erstellung, Validierung, Schematransformation, digitale Signatur, Übermittlung an Portale/Netzwerke und konforme elektronische Archivierung.
Testen und validieren Sie Ihren E-Invoicing-Workflow
Führen Sie durchgängige Tests pro Land durch, einschließlich behördlicher Antworten und Fehlerbearbeitung Verwenden Sie Feedback zu Status und Fehlern, um Probleme vor der Umstellung zu beheben.
Schulung und Unterstützung für Ihr Team
Bieten Sie rollenbasierte Schulungen und detaillierte Anweisungen für Ausnahmen, Wiedervorlagen und Audits an. Etablieren Sie ein Unterstützungsmodell für Steuern, Finanzen und IT.
Go-Live und Partner-Onboarding
Planen Sie die Go-Lives nach Unternehmen oder Ländern zur Ausrichtung auf die verbindlichen Zeitpläne Kommunizieren Sie Anforderungen an Kunden und Lieferanten und überwachen Sie die Annahme im ersten Durchgang mit vorbereiteten Notfallplänen.
Kontinuierliche Überwachung und Optimierung
Verfolgen Sie KPIs, Ablehnungsgründe und Zahlungsverzögerungen nach. Korrigieren Sie vorgelagerte Daten und passen Sie Validierungen an. Sie können sich außerdem auf die Echtzeit-Updates von Vertex verlassen, um ohne Nachbearbeitung konform zu bleiben, wenn es zu weiteren Mandaten kommt.
FAQs
E-invoicing funktioniert durch die Automatisierung der Erstellung, Validierung und Zustellung von invoice über sichere digitale Kanäle. Dieser Prozess reduziert manuelle Fehler und beschleunigt die Zahlungszyklen.
E-invoicing bietet eine schnellere Verarbeitung, reduzierte Kosten, verbesserte Compliance und eine bessere Cashflow-Sichtbarkeit. Es hilft Unternehmen außerdem, regulatorische Anforderungen zu erfüllen und Strafen zu vermeiden.
e-Invoicing ist in vielen Ländern und Branchen obligatorisch, mit unterschiedlichen Anforderungen je nach Region. Unternehmen müssen sich über lokale Vorgaben auf dem Laufenden bleiben, um gesetzeskonform zu bleiben.
Eine gute e-invoicing-Lösung sollte die globale Compliance unterstützen, sich in Ihr ERP-System integrieren lassen und die Validierung von invoice automatisieren. Achten Sie auf Skalierbarkeit, Echtzeit-Reporting und Unterstützung für länderbezogene Vorgaben.
E-invoicing ist digital und automatisiert, während die herkömmliche invoicing auf manuellen, papierbasierten Prozessen beruht. e-Invoicing reduziert Fehler und beschleunigt Zahlungen.
E-invoicing-Lösungen wie die von Vertex können über vorgefertigte Konnektoren in ERP-Plattformen integriert werden, um die Verarbeitung von e-invoice zu automatisieren. Dies ermöglicht einen vollautomatisierten Datenfluss und reduziert manuelle Eingriffe.
E-invoicing erfüllt die Anforderungen an die digitale Berichterstattung, die eine vollständige und länderspezifische Umsatzsteuer-Compliance gewährleisten.
Die Nichteinhaltung der E-Invoicing-Gesetze kann zu Geldstrafen, Zahlungsverzug und Geschäftsunterbrechungen führen. Mit einer konformen Lösung werden diese Risiken vermieden.
E-invoicing schafft einen digitalen Audit-Pfad und vereinfacht die Vorbereitung auf Audits. Dies unterstützt die regulatorische Compliance und die Genauigkeit der Finanzberichterstattung.