Abgabefristen für Steuererklärungen warten nicht: So bleibt Ihr Team mit Automatisierung auf Kurs

Ist Ihr Steuerteam jeden Monat oder jedes Quartal im Wettlauf mit der Zeit, um die Abgabefristen für die Verkaufs- und Nutzungssteuer (SUT) einzuhalten? Sie sind nicht allein. Mit der Expansion Ihres Unternehmens in immer mehr Gerichtsbarkeiten - jede mit ihren eigenen Regeln, Fristen und Einreichungsformaten - wird die Einhaltung der Compliance zu einer Herausforderung, bei der viel auf dem Spiel steht. Verspätete oder ungenaue Einreichungen können erhebliche finanzielle Strafen nach sich ziehen und sich negativ auf den Ruf Ihres Unternehmens auswirken.

Der Druck der Abgabefristen

Die Teams für indirekte Steuern arbeiten in einem anspruchsvollen Umfeld, das durch einen unerbittlichen Zyklus von monatlichen und vierteljährlichen Fristen für die Einreichung von Umsatz- und Nutzungssteuererklärungen gekennzeichnet ist, die es einzuhalten gilt. Die Komplexität der Compliance nimmt für Unternehmen, die in verschiedenen Bundesstaaten, Provinzen, Städten und lokalen Gerichtsbarkeiten tätig sind, um ein Vielfaches zu. Über die Standarderklärungen für Verkaufs- und Nutzungssteuern hinaus müssen bestimmte Branchen auch ergänzende Formulare einreichen, um Transaktionen zu melden, die besonderen steuerlichen Aspekten unterliegen. Infolgedessen stehen Steuerteams vor der Herausforderung, kontinuierlich Folgendes zu verwalten:

• Genaue Datenerfassung aus mehreren und unterschiedlichen Systemen
• Starke Abhängigkeit von IT-Ressourcen für den Zugriff auf die erforderlichen Daten und deren Bereitstellung
• Abstimmung und Validierung von Transaktionssteuerdaten
• Nachverfolgen Gerichtsbarkeit-spezifischer Einreichungskalender, Abgabefristen und Formatanforderungen
• Manuelle Erstellung und pünktliche Einreichung der Steuererklärungen bei den jeweiligen Gerichtsbarkeiten
• Risikomanagementstrategien zur Minimierung von Strafen und Prüfungen

Dieser manuelle, von Abgabefristen gesteuerte Prozess, erschöpft die Ressourcen des Steuerteams und führt häufig zu Burnout der Mitarbeitenden, einem erhöhten Fehlerrisiko und einer geringeren Kapazität zur Unterstützung strategischer Initiativen.

Die weiter reichenden Auswirkungen der manuellen Compliance

Die Belastung durch manuelle Compliance erstreckt sich nicht nur auf das Steuerteam. IT-Abteilungen sind mit dem Verwalten fragmentierter Systeme und unterschiedlicher Steuertechnologien sehr stark gefordert, während die Finanzteams mit einem erhöhten Prüfungsrisiko und einem begrenzten Einblick in die Compliance-Aktivitäten konfrontiert sind. Diese Ineffizienzen treiben die operativen Kosten in die Höhe und behindern die Skalierbarkeit, wodurch Wachstum und Transformation gehemmt werden.

Warum Automatisierung der Wendepunkt ist

Vertex Express Returns, ein integriertes Add-on zur Vertex O Series Cloud Steuer-Engine, automatisiert die Erstellung von Verkaufs- und Nutzungssteuererklärungen in den USA und Kanada und unterstützt Sie bei der Transformation der Compliance-Verwaltung durch Ihr Team. So geht es:

• Datenintegration in Echtzeit: Nahtlose Verbindung mit der Steuer-Engine der O-Series, um korrekte, aktuelle Geschäftskonfigurationen und Transaktionsdaten für jeden Einreichungszeitraum zu erhalten.
• Automatisierte Erstellung der Steuererklärung: Die manuelle Eingabe von Daten, Berechnungen und Formatierungen entfällt, daher wird das Risiko menschlicher Fehler reduziert.
• Flexibler, planbarer Import von Steuerdaten und Erstellung von Steuererklärungen: Ermöglicht Nutzern das Verwalten von Steuererklärungen entsprechend den geschäftlichen Präferenzen. Spart Zeit und plant den automatischen Import von Steuerdaten aus der O-Series und die Erstellung von Steuererklärungen für jeden Einreichungszeitraum (z. B. den ersten Tag des Monats) oder als Alternative der manuelle Start, wenn alles für den Start des Überprüfungsprozesses bereit ist.
• Flexible Optionen für das Format der Steuererklärung: Vereinfacht die Einreichung, da sowohl unterschriftsreife PDFs für die manuelle Einreichung als auch EDI-Dateien für die elektronische Einreichung (E-Datei) unterstützt werden.
• Unterstützung für mehrere Gerichtsbarkeiten: Behält den Überblick über Abgabetermine und Einreichungsformulare, einschließlich E-Datei-Formate und ergänzende und branchenspezifische Formulare, über alle Gerichtsbarkeiten hinweg.
• Bearbeitung von Steuererklärungen und Workflow: Strafft den Prozess mit einer zentralen Schnittstelle für Steuererklärungen zur Konsolidierung des Arbeitsaufwands und Steigerung der Effizienz. Verfolgt den Status, die Fälligkeitstermine und die Dringlichkeit an einem Ort und passt die Ansichten an, damit Sie organisiert bleiben und die Fristen für die termingerechte Einreichung in jedem Zeitraum einhalten können.
• Revisionssichere Dokumentation: Trägt dazu bei, Einheitlichkeit und Transparenz sicherzustellen, damit Prüfungen weniger Stress verursachen und effizienter ablaufen.

Steigen Sie in die strategische Compliance ein

Mit Automatisierung kann Ihr Steuerteam vom reaktiven Terminmanagement zur proaktiven Planung übergehen. Anstatt dem Ende jedes Monats oder Quartals mit Besorgnis entgegenzublicken, können sie die Einreichungen nun mit Zuversicht angehen, da sie wissen, dass der Prozess optimiert, präzise und pünktlich ist. Moderne, cloudbasierte Steuertechnologie unterstützt Sie dabei, konform zu bleiben, Risiken zu reduzieren und Ihr Team zu befähigen, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist.

Warten Sie nicht auf die nächste Abgabefrist, um eine Änderung vorzunehmen. Erkunden Sie, wie Vertex Express Returns, unterstützt von O Series Cloud, Ihre Steuervorgänge transformieren kann – bevor es zu spät ist.